Infinit je známá síť wellness center. Oslovili nás s tím, že by rádi zjednodušili proces plánování směn a evidenci docházky v jejich provozech. Naše případová studie popisuje nastavení systému Plánujsměny v pobočce Infinit Maximus Brno.
Mají zde 170 zaměstnanců v 10 týmech. Brigádníků je zhruba dvakrát více než zaměstnanců. Fungují ve dvousměnném provozu na ranní a odpolední směny. Směny jim plánuje 5 provozních manažerek.
Identifikace problémů pro plány směn
Před rokem a půl v Infinit Maximus Brno plánovali směny jako většina firem – manuálně, bez jednotného systému, s pomocí excelu a Google tabulek. Byl to marný boj s chybami, omezeným přístupem k informacím a náročnou komunikací. Stálo je to spoustu času, energie i nervů.
Naším cílem bylo:
- Zefektivnit celý proces – sjednotit, zrychlit a zjednodušit plánování směn a dovolených.
- Zamezit chybám a hlídat zákonné požadavky.
- Nastavit jednotný výstup pro personální oddělení a mzdovou firmu.
- Ušetřit čas a energii vedení i zaměstnancům.
Plán směn a konkrétní řešení
1. Plán směn
Problém: Představte si, jak vám 30 pracovníků pošle své časové možnosti na směny v excelovských tabulkách – a vy je přepisujete z několika tabulek do jedné. Zpotíte se víc než v sauně, totálně vás to ubíjí, ale stejně to musíte dělat každý měsíc.
Tabulky s plány směn byly zcela nepřehledné pro pracovníky i vedoucí. Neměli přehled o tom, kdo kolik odpracoval hodin. Občas se jim podařilo nahlásit jednoho zaměstnance na dvě směny zároveň. Pletly se do toho další tabulky pro evidenci na školení. Celá ta každoměsíční rutina byla ubíjející a frustrující.
Řešení: Nastavili jsme jim systém Plánujsměny. V mobilní aplikaci má každý zaměstnanec i brigádník svůj profil, do kterého jednoduše zadává své časové možnosti. A pak už pracuje jen aplikace – s pomocí AI vše řídí centrálně a automaticky:
- Automatizace: Pracovníky rozhodí do směn na základě předem stanovených kritérií – například dle jejich kvalifikací, časových možností či priorit na jednotlivá pracoviště.
- Stálý přehled o pracovních hodinách: Zaznamenává odpracované směny i hodiny.
- Dodržení zákonných požadavků: Hlídá např. maximální počet odpracovaných hodin, zákonné pauzy mezi směnami či podmínky u nezletilých zaměstnanců.
- Zjednodušení plánů směn: Manažerky plánují provoz efektivně a bez chyb na jednotné platformě.
2. Zpracování docházek
Problém: V Infinit umí nachystat brilantní saunové ceremoniály, při kterých parádně zrelaxujete. Ale zpracování docházek? To byl pro ně každoměsíční očistný rituál. Dokážete si představit tabulky s docházkou od 170 lidí? Tak takové manažerky každý měsíc vytiskly a se zvýrazňovačem vyznačovaly, kdo byl na které směně. A poté tam ještě dopisovaly příchody a odchody.
Řešení: Dnes se docházka zpracovává automaticky a je navázaná na podklady pro mzdy. Na konci měsíce ji manažerky jednoduše vyexportují do excelu a pošlou na mzdové oddělení. Zabere jim to pár minut a kliknutí.
„Automatické zpracování plánů směn byl pro nás obrovský posun dopředu.
Manažerky plánováním směn ušetří třetinu až polovinu času každý měsíc.”
Tereza Pospíšilová, manažerka Infinit Maximus
Infinit Maximus Brno
3. Dovolené a výměny směn
Problém:
Dříve pracovníci psali mail nebo sms pokaždé, když chtěli vyměnit směnu. Manažerky musely vyhledat v tabulkách, jestli je výměna možná, poté směny přepsat a mailem nebo smskou potvrdit. Podobně si zaměstnanci žádali o dovolenou – a vedení složitě plánovalo dovolené pro desítky lidí tak, aby byl provoz stále pokrytý.
Řešení:
- Výměna směn: Zaměstnanci si mezi sebou vyměňují směny sami přímo v aplikaci. Vedení výměnu jedním klikem odsouhlasí (nebo nemusí – záleží, jak si to předem nastaví).
- Dovolené: Zaměstnanci si žádají o dovolenou přímo v aplikaci. Manažerce přijde notifikace – přímo v mobilu vidí, jestli dovolenou nečerpá více lidí ve stejný čas. Jedním kliknutím ji schválí nebo zamítne, a zaměstnanci přijde oznámení.
- Úleva pro obě strany: Zaměstnanci oceňují možnost spravovat své směny a dovolené, vedení s tím nemá žádnou práci.
4. Aktuality v „nástěnce”
Problém: Jak rychle a efektivně informovat 170 zaměstnanců o aktualitách z provozu? Například, že je pokažený přívod vody nebo zavřená příjezdová cesta? S tím v Infinit hodně bojovali.
Řešení: Integrovaná nástěnka je pro ně třešničkou na dortu. Informaci jen zveřejní v aplikaci a všichni ji ihned vidí. Komunikace je rychlá a efektivní.
Výsledky
ÚSPORA ČASU AŽ O POLOVINU KAŽDÝ MĚSÍC!
- Systém Plánujsměny ušetřil 5 provozním manažerkám celkem třetinu až polovinu času oproti původnímu fungování. Odhadem jim teď veškeré práce zaberou přibližně 15-25 hod./měsíc, oproti předchozím cca 25-40 hod./měsíc.
- Dvěma HR specialistkám plánování školení pro zaměstnance ušetřilo také přibližně polovinu času měsíčně.
- A to nemluvíme o ušetřených hodinách všem zaměstnancům a brigádníkům.
A TO NENÍ VŠE:
- V Infinit už rok a půl plánují směny i dovolené nejen jednoduše a bez chyb.
- Evidence docházky se zpracovává automaticky.
- Spokojeni jsou vedoucí, zaměstnanci i brigádníci.
- Manažerky plánováním směn ušetří nejen spoustu času, ale také energie a nervů.
„Aplikace Plánujsměny nám do provozu přinesla obrovské zjednodušení. Požadavky na směny od zaměstnanců máme na jednom místě a navíc systém vygeneruje směny sám. Použili jsme i pro plánování ostatních aktivit zaměstnanců, na které se nám hlásí sami. Pro zaměstnance je pak obrovským přínosem možnost výměny směn přes mobilní aplikaci. To vše doplňuje funkce docházky, kterou jsme si nechali upravit na míru. Oceňuji možnost vývoje dle našich potřeb a přání.”
Manažerka Tereza Pospíšilová, Infinit Maximus Resort