Kolik vás budou příští měsíc stát lidi? Většina firem to zjistí až z výplat, dva týdny po konci měsíce. V té chvíli už se nedá změnit vůbec nic. Přitom o těch nákladech rozhodujete mnohem dřív: ve chvíli, kdy skládáte plán směn. A právě v plánu směn je teď v Plánujsměny uvidíte.
Proč se náklady na zaměstnance dozvídáte pozdě
Zkuste si to představit na kalendáři. Plán směn na listopad se obvykle skládá v polovině října. Skutečné náklady na zaměstnance za listopad ale uvidíte až v polovině prosince, když účetní zpracuje mzdy.
Dva týdny před měsícem, měsíc samotný a dva týdny po něm. Mezi rozhodnutím a číslem leží zhruba osm týdnů. Celou tu dobu jedete naslepo. Mezitím se mění směny, přibývají záskoky, někdo onemocní, někdo si vezme dovolenou. Rozpis v Excelu vám řekne, kdo kdy pracuje. Kolik to celé stojí, neřekne.
A když číslo konečně dorazí, je to už jen zpráva o tom, co se stalo. Personální náklady za minulý měsíc neovlivníte. Můžete se z nich nanejvýš poučit na ten přespříští.
Plánované náklady vidíte hned při plánování směn
Proto jsme do Plánujsměny přidali novou funkci Náklady.
Vytvoříte směnu, změníte ji nebo k ní přiřadíte člověka. A systém okamžitě ukáže, jaké jsou plánované náklady na daný den. Nepočítá přitom jen hodiny krát sazba. Umí započítat i položky, na které se v odhadech od oka zapomíná:
- stravenky
- dovolené
- nemocenské
- různé sazby pro různé pozice, lidi, víkendy a svátky
Výsledkem je téměř přesný plán personálních nákladů na celý měsíc. Hotový dřív, než ten měsíc vůbec začne. A živý: s každou změnou ve směnách se přepočítá.
Jak to vypadá v praxi, ukážou nejlépe dva naši klienti. Každý funkci používá úplně jinak.
Příklad z retailu: tržby znali, náklady hádali
Zavedený retailový řetězec má za ty roky velmi dobrou představu o tržbách. Ví, co udělá kampaň, svátek nebo sezóna. Zisk pobočky se tak rozhoduje skoro jen podle jedné věci: kolik lidí a jakých si do provozu naplánuje.
Právě tohle číslo jim ale chybělo. Znali ho až z výplat, tedy v době, kdy byl měsíc dávno pryč.
Dnes ho vidí při plánování. Vedle očekávaných tržeb si položí plánované mzdové náklady a směny přeskládají dřív, než měsíc začne. Plánování směn tak pro ně přestalo být jen rozpisem. Stal se z něj rozpočet.
A přesnost? S konečným stavem po mzdách jim plán sedí na plus minus 5 %. Jejich slovy: „Vědět tohle dva měsíce předem je geniální.“
Příklad z bistra: slunečný víkend a náklady na brigádníky
Majitel bistra řeší opačnou situaci. Nic dlouho dopředu neplánuje. Brigádníky ladí podle počasí, často ze dne na den. Hlásí slunečný víkend? Přidá lidi.
Dřív přidával od oka. Teď při každé úpravě vidí, co počet naplánovaných brigádníků dělá s náklady. A hned ví, jaké tržby ten víkend potřebuje, aby mu to vyšlo.
Díky tomu ušetřil přes deset tisíc korun měsíčně. Ne tím, že by šetřil na lidech. Tím, že ho systém okamžitě upozorní, když to někde přežene.
Jak si náklady v Plánujsměny nastavit
Funkce je dostupná v tarifech Silver a Private (Všechny tarify systému najdete ZDE). Nastavení zabere pár minut.
1. Nastavení / Náklady
Zadáte obecnou hodinovou sazbu. Určíte, jak to u vás funguje se stravenkami a zda chcete do nákladů počítat i dovolené a nemocenské.
2. Detail zaměstnance (volitelně)
Kdo chce jít do detailu, nastaví hodinovku každému zaměstnanci zvlášť. Může být různá pro různé pozice a jiná pro víkendy nebo svátky.
3. Kde náklady uvidíte
V Plánování po zaměstnancích, ve Statistikách a v exportech pro účetnictví.
Tip: na začátek stačí jedna obecná sazba. Už ta vám ukáže, jak se náklady mezi dny a týdny hýbou. Detail po zaměstnancích můžete doplnit později.
Časté otázky
Jak přesný je plán personálních nákladů?
Záleží na tom, jak podrobně si sazby nastavíte. Náš klient z retailu uvádí, že mu plán sedí s konečným stavem po mzdách na plus minus 5 %.
Počítá se i se stravenkami, dovolenou a nemocí?
Ano, pokud si to zapnete v Nastavení / Náklady.
Můžu mít různé sazby pro různé pozice, víkendy a svátky?
Ano. Nastavíte je u každého zaměstnance zvlášť.
Nahrazuje to mzdový software?
Ne. Je to plán nákladů pro rozhodování předem. Mzdy dál zpracuje vaše účetní, podklady jí pošlete exportem.
Ve kterém tarifu je funkce dostupná?
V tarifech Silver a Private.
O nákladech se rozhoduje v plánu směn
Výplaty vám řeknou, kolik vás lidi stáli. Plán směn rozhoduje o tom, kolik vás stát budou.
Dává proto smysl vidět náklady na zaměstnance tam, kde vznikají. A v době, kdy se s nimi dá ještě něco dělat.
Ještě Plánujsměny nepoužíváte? Vyzkoušejte si plánování směn zdarma a zaregistrujte se na www.planujsmeny.cz!
Už jste náš klient? Funkci najdete přímo v Plánování směn po zaměstnancích. Funkci si můžete zapnout pod tlačítkem Zobrazení v levém horním rohu. Když si nebudete vědět rady, napište nám.