Představte si situaci: Jste manažer retailové sítě s několika prodejnami. Zaměstnanci si upravují časové možnosti podle svých potřeb, někteří zaskakují napříč prodejnami, regionální manažeři tráví hodiny řešením záskoků místo strategické práce, a vy neustále řešíte, zda máte na všech prodejnách dostatečné pokrytí směn. Zní vám to povědomě? Plánování směn v retailu takhle složité ale být nemusí.
Přesně v této situaci se nacházela síť šesti lékáren, která se k nám obrátila s žádostí o pomoc. Jejich příběh ukazuje, jak může správně implementovaná automatizace plánování směn transformovat celý provoz retailového řetězce.
Výzvy moderního maloobchodu: Když ruční plánování směn v retailu nestačí
Retail se mění rychle a konkurence je obrovská. Zatímco se většina retailových řetězců stále spoléhá na manuální plánování směn v Excelu, nejúspěšnější hráči na trhu už objevili sílu automatizace. Plánování směn v retailu může být hračka.
Typické problémy retailových řetězců s tradičním přístupem:
- Celá otevírací doba musí být pokrytá správnými zaměstnanci
- Různé pozice vyžadují různé kvalifikace – od vedoucích přes pokladní až po brigádníky
- V rush hours potřebujete více personálu
- Často je nutné doplnit tým zaměstnanci z jiné prodejny
- Zaměstnanci si často upravují docházku podle svých představ
- Manažeři tráví většinu času operativou místo rozvoje byznysu
Realita našeho klienta: Chaos při plánování směn
Náš klient, jenž provozuje síť šesti lékáren s 60 zaměstnanci, čelil všem výše zmíněným problémům. Vedoucí pracovníci chtěli předcházet častým chybám při plánování směn napříč prodejnami a uvolnit si ruce pro důležitější práci. Centrála firmy navíc potřebovala získat okamžitý přehled o zajištění provozu na každé prodejně.
Co se dělo v praxi:
- Bylo nutné správně rozplánovat magistry na prodejny, tak aby byla pokryta celá otevírací doba (bez přítomnosti magistra lékárna nesmí prodávat)
- Bylo často nutné narychlo řešit záskoky za chybějící zaměstnance napříč prodejnami
- Zaměstnanci si upravovali evidenci docházky tak, aby vyhovovala jejich potřebám
- Manažer trávil velkou část svého času obvoláváním a další operativou spojenou s řešením záskoků
- Chyběl centrální přehled o aktuálně pracujících zaměstnancích
- Účetní oddělení nemělo včas podklady pro mzdy a po dodání v nich často byly chyby
Řešení: Komplexní automatizace plánování směn v retailu během jednoho týdne
S klientem jsme si předali informace o aktuálním procesu a během pouhých 2 dnů jsme nastavili celý systém včetně směn na první měsíc, importovali zaměstnance a provedli první zaškolení. Během týdne už manažer a vedoucí řešili záskoky a úpravy směn v našem systému a zaměstnanci si zde evidovali docházku.
Klíčové funkce implementovaného řešení:
Inteligentní automatické plánování
- Systém automaticky plánuje směny na prodejnách podle jejich různé otevírací doby
- Obsadí zaměstnance napříč prodejnami podle kvalifikací a pracovního úvazku a lokace
- Zohledňuje dovolené a respektuje zákonné požadavky
- Při editaci směn okamžitě napovídá optimální řešení a upozorňuje na případné konflikty
Moderní evidence docházky
Konec s papírovými archy i jejich častým zneužíváním. Zaměstnanci nyní evidují docházku z mobilní aplikace, vedoucí mají okamžitý přehled o tom, kdo je na které prodejně přítomen a jestli už je prodejna otevřena. Management získá realtime přehled o využití zaměstnanců a vývoji nákladů na jednotlivých prodejnách.
Z našich zkušeností zavedení elektronické evidence docházky dokáže předejít známým situacím “rozepsané tužky” nebo “zápisu za kamaráda”. Dokonce jsme už byli i svědky situace, kdy vedoucí více než rok po covidu vykazoval docházku za podřízeného, který už pro firmu nepracoval – ztráta přes 200 000 Kč, přišli na to díky zavedení našeho systému.
Centralizované řízení dovolených
Zaměstnanci si žádají o dovolenou prostřednictvím mobilní aplikace a vedoucí ji jednoduše schvaluje na jednom místě. Žádné papírování, žádné ztracené žádosti, žádné hádky kdo požádal první.
Okamžité notifikace
Zaměstnanci jsou automaticky upozorněni na změny ve směnách – konec s telefonováním a hledáním náhrad na poslední chvíli.
Výsledky: Konkrétní přínosy po implementaci
Časové úspory
Vedoucí získal 40 hodin měsíčně, které původně trávil řešením záskoků, kontrolou docházky a přípravou plánu směn. Nyní se může soustředit na další rozvoj podnikání. Plánování směn v retailu opravdu nemusí být několikahodinová záležitost.
Finanční úspory
16 000 Kč měsíčně v nákladech na čas manažera zbytečně pálený administrací.
Dále společnost šetří 4 % nákladů na původně evidovaných neexistujících přesčasech. Moderní evidence docházky eliminovala možnost zneužívání systému.
Efektivita provozu
Prodejny jsou otevřené a s ideálním počtem zaměstnanců. Zmizel chaos a přehazování zaměstnanců na poslední chvíli. Zaměstnanci jsou spokojenější => zákazníci jsou spokojenější => rádi se vracejí => rostou tržby.
Zlepšení procesů
- Vedení má okamžitý přehled o aktuálně pracujících zaměstnancích
- Účetní oddělení má k prvnímu dni následujícího měsíce zpracované podklady za všechny prodejny bez chyb
- Zaměstnanci mají své směny vždy po ruce a okamžitě vědí o jakékoliv změně
Zastupitelnost vedoucích
Když některý z vedoucích čerpá dovolenou, jeho zástupce dokáže bez obtíží vyřídit agendu plánování směn. Oproti původnímu stavu již nevzniká chaos při plánování směn.
Proč tradiční přístupy v retailu selhávají
Většina retailových řetězců stále řeší plánování směn v Excelu. Regionální manažer tráví hodiny skládáním směn jako puzzle, kontroluje dostupnost zaměstnanců, snaží se dodržet zákonné požadavky a zároveň optimalizovat náklady. Když pak někdo onemocní nebo má náhlou rodinnou situaci, velmi obtížně hledá záskoky napříč prodejnami, začíná stresující obvolávání a hledání náhrady.
Firemní svědectví našich klientů ukazují jasný trend:
- Lékárenský řetězec Sanabilis: „Systém umožnil zaměstnancům mít přehled o odpracovaných hodinách a flexibilně se domlouvat s kolegy na případných výměnách směn.“
- Specializovaný retail Caresse: „Oceňují zejména rychlé změny a viditelnost časových možností zaměstnanců dostupné jak na počítači, tak na mobilu kdykoli je potřeba.“
Budoucnost plánování směn v retailu: AI revoluce už začala
Zatímco vy stále plánujete směny ručně, vaše konkurence už možná používá AI. Každý den, kdy GShiftsAI od Plánujsměny.cz nepoužíváte, ztrácíte hodiny času a peníze na neoptimální obsazenost.
Nejnovější technologie jako náš GShiftsAI nabízí:
- ✅ Dokonale optimalizované směny během 15 sekund
- ✅ Desítky hodin času navíc každý měsíc
- ✅ Až o 15% lepší využití stávajících kapacit zaměstnanců
- ✅ Nulové chyby v plánování
- ✅ Automatické dodržování všech pravidel a zákonů
- ✅ Okamžité reakce na změny
Není to jen o technologii, je to o lidech
Automatizace plánování směn v retailu není jen o efektivitě – je o tom, aby se vaši zaměstnanci cítili lépe. Když vědí, na co se mohou spolehnout, když nemusí řešit chaotické změny na poslední chvíli, když mají jasno ve svých směnách, jsou spokojenější a produktivnější.
Retail se mění rychle a konkurence je obrovská. Firmy, které se drží manuálního plánování směn, ztrácejí konkurenční výhodu. Ty, které investovaly do automatizace, získávají spokojené zaměstnance, spokojené zákazníky a manažery, kteří se mohou věnovat rozvoji byznysu.
Začněte ještě dnes
Přechod na automatické plánování směn není složitý. V Plánujsměny.cz nabízíme pro začátek týden se zaučením a plnou podporou zdarma. Implementaci nového systému zvládnete během jednoho týdne. Náklady se vrátí už první měsíc díky úspoře času manažerů a efektivnějšímu využití lidských zdrojů.
Otázka není, zda mobilní aplikaci pro zaměstnance a automatizaci plánování směn zavést, ale kdy.
Zjistěte, jak AI může posunout i váš provoz o krok vpřed
Máte dvě možnosti:
1. 🎯 Domluvme si konzultaci ohledně specifik vašeho provozu
Kontaktujte nás pro bezplatnou konzultaci. Ukážeme vám, kolik času a peněz můžete ušetřit v konkrétních číslech.
📞 Zavolejte nám: +420 724 182 719
✉️ Napište nám: klara.rezabkova@planujsmeny.cz
2. 🚀 Vyzkoušejte si to hned
Zaregistrujte se a během 15 minut si vyzkoušejte, jak AI naplánuje směny pro váš provoz. Bez závazků, zcela zdarma.
Přečtěte si také o tom, jak Plánujsměny.cz dokáže pomoci retailu ve všech ohledech.