🚨 Nedávno médii proběhla zpráva o vedoucí pracovnici, která během jediného roku vykázala o 558 hodin více, než ve skutečnosti odpracovala. (zdroj) To představuje náklady přesahující 200 000 Kč.
Z vlastní zkušenosti víme o případu, kdy náš klient po implementaci elektronické evidence docházky odhalil, že vedoucí více než rok po covidu vykazoval docházku za podřízeného, který už pro firmu nepracoval. Při papírové evidenci tento podvod nikdo neodhalil. Externí účetní data od vedoucích zpracovala a vyplatila se výplata. Dohromady šlo o náklady za více než 500 000 Kč. Teprve zavedení našeho systému transparentně ukázalo nadřízeným, že tu něco nehraje.
Jak k takovým situacím může docházet?
Jsou to typické příklady problémů spojených s papírovou docházkou. Jako tým, který se dlouhodobě zabývá optimalizací firemních procesů, musíme říct, že papírová evidence docházky je v digitální době skutečně přežitek, který firmám přináší více problémů než užitku.
Jsme absolutně pro to dát zaměstnancům, zejména vedoucím pracovníkům, maximální důvěru a samostatnost. Nicméně tyto případy ukazují, že je občas potřeba následovat staré dobré pravidlo: důvěřuj, ale prověřuj.
Problémy papírové evidence docházky
- Nikdo nemá průběžný přehled o docházce během měsíce. Vedení často zjistí nesrovnalosti až při zpracování mezd, kdy už je pozdě na řešení.
- Záznamy se často doplňují zpětně podle paměti na konci měsíce. Ruku na srdce – kdo si po dvou týdnech přesně pamatuje, v kolik hodin který den přišel do práce?
- Někdo musí všechny tyto záznamy ručně přepisovat do počítače. To znamená nejen zbytečně strávený čas, ale také riziko chyb při přepisu.
Moderní evidence docházky pro moderní firmy
Naše aplikace nabízí elektronickou evidenci docházky bez nutnosti instalace drahých specializovaných zařízení. Co to přináší?
- Vedoucí mají v reálném čase přehled, kdo je na kterém pracovišti
- Průběžně vidíte, jak se vyvíjejí mzdové náklady v daném měsíci
- Pozdní příchody a přesčasy se zaznamenávají okamžitě včetně důvodu – přímo v čase a místě jejich vzniku, protože systém nedovolí zpětné úpravy, zápis za kolegu ani zápis mimo pracoviště
- Systém automaticky kontroluje čas a místo podle plánu směn
- Po poslední směně v měsíci máte kompletní data připravená pro účetnictví – bez nutnosti cokoliv doplňovat, přeposílat nebo přepisovat
Náklady tradiční vs. moderní evidence docházky
Typický docházkový systém vyžaduje investici již v pořizovacích nákladech – přibližně 8 000 Kč za každé místo (zařízení), kde chcete docházku evidovat. K tomu je nutné připočítat náklady na docházkové karty, pravidelné platby za údržbu, aktualizace a po nějakém čase obměnu celého zařízení.
Naše řešení nevyžaduje žádné speciální zařízení. Docházku lze jednoduše evidovat pomocí mobilního telefonu, s možností kontroly přes GPS, konkrétní WiFi, schváleného zařízení nebo dalšími způsoby. Pořizovací náklady jsou tedy nulové. Navíc mobilní evidence docházky přináší další výhody:
- Funguje kdekoliv – velká výhoda pro firmy s měnícími se pracovišti nebo při dodávání zaměstnanců k různým klientům
- Vedoucí mají kdykoliv v telefonu přehled o přítomnosti zaměstnanců na pracovišti
- Nulové pořizovací náklady
- Ihned k dispozici – není třeba několik týdnů čekat na instalaci
Příklady z praxe
📍 Evidence docházky v síti restaurací
V síti 5 restaurací využívají ke kontrole docházky zaměstnanecké telefony a lokální WiFi každé pobočky. Když zaměstnanec přijde do práce a jeho telefon se připojí k místní WiFi, může zaznamenat začátek směny. Systém je propojen s rozpisem směn – při příchodu na jiné místo nebo v jiný čas musí zaměstnanec ihned vyplnit komentář. Stejně tak při delším přesčasu.
Vedoucí okamžitě vidí v telefonu, že jsou všichni na správných pozicích. Případné odchylky od plánu jsou zdokumentované v reálném čase – nic se nemusí zpětně dopisovat. Centrála průběžně sleduje vývoj nákladů a první den následujícího měsíce má kompletní podklady ze všech poboček. Odpadá čekání na doplnění, focení a zasílání docházek. Není potřeba platit administrativu za přepisování do PC. Díky tomu zvládají zpracovat výplaty bez stresu o několik dní dříve.
📍 Evidence docházky v Security a Facility službách
Pro společnost poskytující bezpečnostní a facility služby by bylo finančně náročné instalovat docházková zařízení na desítky objektů. Dříve se zaměstnanci zapisovali do bloků na místě. Nikdo neměl přehled o jejich příchodu, dokud v nejhorším případě nezavolal klient s dotazem na chybějícího pracovníka.
S naším systémem vedoucí okamžitě vidí, kdo se ještě nenahlásil na směně, a může situaci řešit dříve, než si problému všimne zákazník. Zaměstnanec navíc nemůže zaevidovat příchod mimo pracoviště určené GPS souřadnicemi.
Dříve musel vedoucí na konci měsíce objíždět všechna stanoviště a sbírat papírovou docházku. Na centrále pak několik dní komplikovaně sestavovali docházkové listy zaměstnanců, kteří měli směny na různých objektech. Při přepisování vznikaly chyby. Nyní mají data připravená první den v měsíci a namísto 10 stresujících dní administrativy před výplatami, zvládají vše hladce a včas.
Elektronická evidence docházky je budoucnost
Digitalizace evidence docházky není jen o kontrole – je především o efektivitě, transparentnosti a úspoře času všech zúčastněných. Proč tedy stále lpět na papírové evidenci? Když můžete mít:
- Přehled v reálném čase
- Opravdu správně evidované časy
- Odstranit hodiny administrace
- Odstranit chyby
- Docházkové listy okamžitě k dispozici pro účetnictví