Vize ideálního řešení pro kulturní centra
Vize ideálního řešení pro kulturní centra od pana Palovčíka, ředitele DKO Jihlava – “aplikace, kam zapíšeme akce, lidé se k nim do prvního zapíší a od třetího bude rozpis služeb”. To přesně aplikace Plánujsměny poskytuje. Probrali jsme další více specifické požadavky jako:
- Automatická notifikace při zrušení představení
- Možnost více představení v jeden den
- Nečekané prodloužení směn, zaevidování reálné docházky
- Počet brigádníků podle typu akce
V DKO si náš systém vyzkoušeli a krátce na to nás pozvali na členskou schůzi Asociace Kulturních Center ČR, protože slovy pana Palovčíka “Vím, že přesně to v ostatních divadlech také řeší. Budou nadšení.”
Co přineseme divadlům a kulturním centrům
- Automatické pokrytí všech směn a snížení personálních nákladů
- Snadné začlenění DPP a DPČ zaměstnanců
- Získání desítek hodin času měsíčně pro vedoucí
- Využití času stávajících zaměstnanců naplno
Konkrétní příklady využití
Automaticky naplánuje směny
Nejvýraznější výhodou aplikace Plánujsměny je schopnost automatického plánování kompletního rozpisu směn. Na jedno kliknutí systém během několika sekund obsadí všechny směny, přičemž zohledňuje vypsaná představení, kvalifikace zaměstnanců, jejich časové dostupnosti, plánované dovolené, nemocenské, zákonné požadavky i fond pracovní doby. To, co by vedoucímu pracovníkovi trvalo hodiny manuální práce, zvládne aplikace za několik okamžiků – bez chyb, bez opomenutí a s optimálním využitím dostupných lidských zdrojů. Vedoucí tak získávají čas na důležitější aspekty své práce a mají jistotu, že plán směn je kompletní, efektivní a v souladu se všemi požadavky.
Rychle vyřeší záskoky při nemocích a jiných absencích
V případě nemocí a neplánovaných absencí systém Plánujsměny okamžitě identifikuje dostupné pracovníky s odpovídající kvalifikací, kteří mohou směnu převzít. Automaticky zohledňuje jejich vytíženost, zbývající fond pracovní doby i zákonné limity pro přesčasy. Vedoucí nemusí trávit čas telefonováním – jedním kliknutím získá návrh nejvhodnější náhrady, případně systém rovnou informuje vybraného zaměstnance o nabídce směny.
Pohlídá kvalifikace zaměstnanců a umožní záskoky i napříč pracovišti
Systém automaticky přiřazuje směny podle kvalifikace – obsluha zvukové techniky, osvětlení, šatnářky nebo pokladní. Když například onemocní technik osvětlení, systém okamžitě nabídne směnu jinému zaměstnanci s odpovídající kvalifikací, který ten den není plánován na jiné pozici.
Automaticky informuje zaměstnance o změnách v jejich směnách
Při nutnosti zrušení představení z nepředvídatelných důvodů aplikace informuje všechny naplánované zaměstnance a ušetří tak desítky telefonátů a zbytečných cest do práce.
Kontroluje dodržování zákoníku práce
Systém zajišťuje automatickou kontrolu povinných přestávek, limitů přesčasových hodin a odpočinků mezi směnami. Tím minimalizuje riziko nedodržení pracovněprávních předpisů a potenciálních sankcí při kontrolách.
Automaticky doplní neobsazené směny part-time zaměstnanci
Díky optimálnímu využití part-time zaměstnanců lze dosáhnout 10% úspory personálních nákladů. Systém vyhodnocuje vytížení a nabízí neobsazené směny nejprve zaměstnancům, kteří ještě nenaplnili svůj úvazek. Brigádníkům naplánuje směny tak, aby maximálně využil jejich časové dispozice, takže nepotřebujete nabírat a zaučovat 25 brigádníků, kteří odpracují pár hodin měsíčně, ale stačí vám 20 brigádníků, kteří jsou navíc spokojení, protože si více vydělají.
Zbaví vás chaosu a postrácených informací na skupinových chatech
Oproti běžné komunikaci přes skupinové chaty na platformách jako WhatsApp nebo Messenger nabízí aplikace Plánujsměny strukturovaný systém, kde má každý přehled o svých směnách, změnách a důležitých informacích na jednom místě.
Eviduje docházku bez potřeby instalace specializovaných zařízení
Systém umožňuje evidenci docházky přímo v mobilní aplikaci. Zaměstnanci se při příchodu přihlásí v aplikaci, což poskytuje aktuální přehled o obsazení všech pozic v reálném čase bez nutnosti investice do speciálních docházkových terminálů.
Výsledek s aplikací Plánujsměny
- Pokryté všechny směny – Konec stresu z hledání náhradníků na poslední chvíli
- Spokojenější a volnější vedoucí – Ušetří desítky hodin měsíčně na administrativě
- Bez náboru dalších brigádníků – Optimální využití kapacity stávajících zaměstnanců
- Realtime přehled o nákladech a docházce – Okamžitý přístup k důležitým datům
Reference
Závěr
Naše prezentace aplikace Plánujsměny na setkání asociace kulturních center ČR vzbudila mimořádný zájem. Účastníci byli fascinováni především ukázkou automatického rozplánování směn na jedno kliknutí během několika sekund. Začalo to první otázkou “Kde jste celou dobu byli? Tohle přesně potřebujeme.” a pokračovalo dalšími praktickými dotazy:
- “Jak se dozvím, že zaměstnanci už jsou na pracovišti?”
- “Mohu změnit počet brigádníků podle typu akce?”
- “Existuje i mobilní aplikace pro naše brigádníky?”
- “Mohu plánovat i jevištní techniky a lidi s různými kvalifikacemi?”
Na všechny tyto otázky jsme mohli odpovědět kladně, protože systém Plánujsměny byl vyvinut přesně s ohledem na specifické potřeby kulturních center a divadel.
Chcete také využít výhod efektivního plánování směn?
Pokud i ve vašem kulturním centru nebo divadle řešíte výzvy s plánováním směn, nedostatkem personálu nebo administrativní zátěží při organizaci práce, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám představíme, jak může aplikace Plánujsměny zefektivnit provoz vašeho zařízení, snížit náklady a ušetřit cenný čas vedoucím pracovníkům.
Připojte se k rostoucímu počtu spokojených kulturních institucí, které už objevily výhody moderního plánování směn!