Představte si situaci: Jsou tři hodiny odpoledne, zítra otevíráte sedm prodejen v různých časech, jeden zaměstnanec právě volá, že je nemocný, a vy zjišťujete, že máte v Excelu chybu, kvůli které nemáte pokrytou směnu na nejrušnější pobočce. Zní takto komplikované plánování směn povědomě?
Řízení směn v maloobchodě je jedna z nejnáročnějších manažerských disciplín. Potřebujete pokrýt celou otevírací dobu, zajistit správné kvalifikace na klíčových pozicích, a to vše při dodržení zákoníku práce a s ohledem na náklady. Když k tomu přidáte občasné záskoky mezi pobočkami a nepředvídatelné situace jako nemoci zaměstnanců, máte recept na noční můru každého regionálního manažera.
Realita plánování směn v maloobchodě: Excel už nestačí
Komplexní požadavky na pokrytí směn:
- Celá otevírací doba musí být pokrytá správnými zaměstnanci
- Různé pozice vyžadují různé kvalifikace – od vedoucích přes pokladní až po brigádníky
- V rush hours potřebujete více personálu
- Občas je nutné doplnit tým zaměstnancem z jiné pobočky
Co se často děje v praxi: Většina retailových řetězců stále řeší plánování směn v Excelu. Regionální manažer tráví hodiny skládáním směn jako puzzle, kontroluje dostupnosti zaměstnanců, snaží se dodržet zákonné požadavky a zároveň optimalizovat náklady. Když pak někdo onemocní nebo má náhlou rodinnou situaci, začíná stresující obvolávání a hledání náhrady.
Řešení: AI automatizace, která skutečně funguje
Plánujsměny.cz řeší tyto výzvy elegantně a efektivně:
Všechny směny pokryté, díky inteligentní automatizaci:
- AI algoritmy optimálně naplánují všechny směny podle vašich pravidel
- Systém automaticky hlídá zákonné požadavky, kvalifikace a pracovní dobu
- Zaměstnanci zadají své časové možnosti a systém je optimálně využije
Bezproblémová komunikace:
- Veškerou komunikaci o změnách vyřídí aplikace sama
- Automatické notifikace zaměstnanců o směnách přes mobil
- Na nic a nikoho se nezapomene
Okamžitý přehled pro management: Regionální vedoucí má ve své mobilní aplikaci okamžitý přehled o tom, kde jsou nasazeni zaměstnanci, a může rychle reagovat na změny.
Reálné výsledky z praxe
Lékárenský řetězec Sanabilis se třemi provozovnami po zavedení systému “vyřešil složité rozdělování směn, kde někteří zaměstnanci působí ve více provozech”. Systém umožnil zaměstnancům mít “přehled o odpracovaných hodinách a flexibilně se domlouvat s kolegy na případných výměnách směn” a zároveň “je velkým usnadněním při přípravě podkladů pro mzdovou účetní”.
Specializovaný retailový řetězec Caresse bra s.r.o. využívá systém pro “snadné preference dovolených” a “snadné rozhození směn mezi kolegyně”. Podle jejich hodnocení “oceňují zejména rychlé změny a viditelnost časových možností zaměstnanců dostupné jak na počítači, tak na mobilu kdykoliv je potřeba, a možnost kontroly, z jakého zařízení je zakliknutý nástup do práce”.
Konkrétní benefity automatického plánování směn pro váš retail business
1. Směny na všech prodejnách jsou pokryté, bez chyb a se snadným řešením záskoků
AI algoritmus automaticky naplánuje všechny směny podle vašich pravidel a hlídá zákonné požadavky i kvalifikace zaměstnanců. Když někdo onemocní nebo má náhlou situaci, systém okamžitě navrhne vhodné náhrady z dostupných zaměstnanců nebo jiných poboček. Konec excelových chyb a panikářského hledání zástupu na poslední chvíli.
2. Spokojenost zákazníků i personálu
Všechny směny jsou pokryté správně kvalifikovanými zaměstnanci. Zákazníci najdou vždy otevřeno a kvalitní obsluhu, zaměstnanci mají jasně naplánované směny bez chaosu na poslední chvíli.
3. Efektivnější využití lidských zdrojů
Nepotřebujete najímat tolik brigádníků. Systém využije časové kapacity stávajících zaměstnanců na maximum – oni si víc vydělají a vy ušetříte na náborových nákladech.
4. Manažeři se konečně věnují rozvoji byznysu
Místo trávení večerů obvoláváním zaměstnanců kvůli směnám se vedoucí mohou soustředit na to podstatné – zvyšování tržeb a zlepšování zákaznické zkušenosti.
5. Okamžitý přehled pro regionální management
V mobilní aplikaci vidíte okamžitě, kde jsou všichni zaměstnanci, můžete rychle reagovat na změny a máte data pro strategická rozhodnutí.
Nezapomínejte při plánování směn na zákonné požadavky
Plánujsměny.cz je jediný systém na trhu, co hlídá dodržování zákoníku práce – maximální pracovní dobu, povinné přestávky, víkendové příplatky. To, co dříve kontroloval manažer ručně (a často chyboval), nyní systém hlídá automaticky. A to už při vytváření plánu směn.
Začněte ještě dnes
Přechod na automatické plánování směn není složitý. V Plánujsměny.cz nabízíme pro začátek týden se zaučením a plnou podporou zdarma. Implementaci nového systému zvládnete během jednoho týdne. Náklady se vrátí už první měsíc díky úspoře času manažerů a efektivnějšímu využití lidských zdrojů.
“Dlouho jsme hledali spolehlivý a cenově dostupný systém, který by zabezpečil spolupráci se sezonními zaměstnanci pro naši rodinnou firmu a Plánujsměny.cz je prostě nejlepší,” shrnuje jedna z firem svou zkušenost.
Retail se mění rychle a konkurence je obrovská. Firmy, které se drží manuálního plánování směn, ztrácejí konkurenční výhodu. Ty, které investovaly do automatizace, získávají spokojené zaměstnance, spokojené zákazníky a manažery, kteří se mohou věnovat rozvoji byznysu.
Otázka není, zda mobilní aplikaci pro zaměstnance a automatizaci plánování směn zavést, ale kdy.
Chcete vyzkoušet, jak automatické plánování směn může změnit váš business? Systém jako Plánujsměny.cz nabízí bezplatný trial, během kterého můžete otestovat všechny funkce na svých reálných datech. Vyzkoušejte si to ještě dnes! 🚀
Zjistěte, jak AI může posunout i váš provoz o krok vpřed
Máte dvě možnosti:
1. 🎯 Domluvme si konzultaci ohledně specifik vašeho provozu
Kontaktujte nás pro bezplatnou konzultaci. Ukážeme vám, kolik času a peněz můžete ušetřit v konkrétních číslech.
📞 Zavolejte nám: +420 724 182 719
✉️ Napište nám: klara.rezabkova@planujsmeny.cz
2. 🚀 Vyzkoušejte si to hned
Zaregistrujte se a během 15. minut si vyzkoušejte, jak AI naplánuje směny pro váš provoz. Bez závazků, zcela zdarma.
Věděli jste, že moderní evidence docházky zabrání i ztrátě 200 000 Kč? Přečtěte si o tom v našem článku, kde rozebíráme případ, kdy vedoucí pracovnice během jediného roku vykázala o 558 hodin více, než ve skutečnosti odpracovala.